FACTURAPLUS

MªÁngeles González Barazón. Profesor Técnico F.P. Proc.Gestión Administrativa.

El ejercicio se encuadra dentro de un ciclo formativo de grado superior de Administración y Finanzas, y el módulo en el que se aplica es el de Gestión de Aprovisionamiento.

Uno de los objetivos generales de este módulo es utilizar aplicaciones informáticas de gestión de compras y almacén. Para poder alcanzar este objetivo, en la programación del módulo se establece una unidad de trabajo que versa sobre la informática aplicada a las operaciones de aprovisionamiento y a la gestión de existencias.

Aunque en el mercado existe gran diversidad de programas de facturación, algunos incluso hechos a medida para empresas con necesidades concretas, hemos seleccionado el programa de FACTURAPLUS de SP, por ser un programa estándar, cuya utilización está bastante extendida en el mundo empresarial. La versión utilizada en este ejercicio es una “versión educativa”, que si bien permite realizar numerosas operaciones, cuenta con algunas limitaciones que comentaremos más adelante.

El ejercicio a desarrollar es una operación de compra a proveedores y una operación de venta a clientes, generando los documentos asociados al proceso de compraventa: pedido, albarán y factura. Antes de realizar la operación propiamente dicha es necesario dar de alta en los correspondientes ficheros a la empresa, los artículos, los proveedores y los clientes.

Procedemos a crear la empresa introduciendo los datos que figuran en la imagen de la izquierda. Se accede desde la opción del menú principal Global/empresas/añadir , si se introduce algún dato erróneo, o que con posterioridad se desea modificar pinchar en la opción Global/empresas/modificar

Una vez creada la empresa, el siguiente paso será dar de alta los artículos de nuestro almacén. Accedemos a esta opción desde la barra de menú principal Sistema/Artículos/añadir

En esta pantalla es imprescindible rellenar los datos de las pestañas: Datos generales, Precio de coste y precio de venta. En la ventana de Datos generales debemos tener en cuenta los datos relativos a la familia de productos, se pueden crear las familias haciendo clic en la lupa y completando los datos solicitados.

En este ejercicio hemos dado de alta 3 familias (alimentación, textil y perfumería) y dos artículos dentro de cada familia. En la familia de textil hemos definido además dos campos relativos a la talla y el color. Desde la ventana de Stocks se pueden introducir los datos de los artículos que ya tenemos en el almacén, o si no hay artículos en stock, cuando se realice el pedido y se reciba el albarán del proveedor, el programa automáticamente, genera los stocks en el fichero correspondiente

Se accede desde la barra de menú principal Sistema/Proveedores/añadir. Completamos los datos solicitados, la pestaña de datos generales es de obligada cumplimentación, mientras que las demás son opcionales.

Una vez cursado el pedido y recibida la mercancía, el albarán se genera simplemente, accediendo a la opción Almacén/Allbaranes/añadir, en la lupa se seleccionan los pedidos incluidos en el albarán y se pincha en actualizar, generándose el albarán automáticamente.

Cuando recibimos la factura, procedemos a dar por facturado el albarán. Esto se hace desde Almacén/Albaranes/factura . El ordenador cambia automáticamente el estado del albarán de “no facturado” a “facturado”. Con esto queda completada la operación de compra.

Se accede desde la barra de menú principal Sistema/Clientes/añadir. Completamos los datos solicitados, la pestaña de datos generales es de obligada cumplimentación, mientras que las demás son opcionales.

Procedemos a registrar el pedido recibido de nuestro cliente. Para ello accedemos a la opción Facturación/pedidos/añadir

En los campos con lupa, pinchamos en la lupa y seleccionamos el cliente del que hemos recibido el pedido. Los artículos solicitados se añaden en el cuadro inferior (debajo de la fecha), completando la pantalla que aparece cuando pinchamos en el icono de añadir, debemos informar obligatoriamente el nombre y la cantidad de producto. Una vez completada la información pinchamos en actualizar y esta información se transfiere automáticamente al almacén.

Cuando damos salida a los productos, emitimos el albarán al cliente. Para ello accedemos a la opción Facturación/Albarenes/añadir y seleccionamos los pedidos incluidos en dicho albarán., haciendo clic en la lupa que aparece en el campo “Nº de pedido”.

Una vez recibida la copia firmada del albarán, procedemos a emitir la factura. En la opción Facturación/Facturas/añadir. y seleccionamos los allbaranes incluidos en dicha factura, haciendo clic en la lupa que aparece en el campo “Nº de albarán”. Con la emisión de la factura correspondiente quedaría completa la operación de venta.

Dado que el programa utilizado para realizar este ejercicio es la versión educativa, las dos últimas pantallas (albarán y factura) no ha sido posible visualizarlas.

Este programa permite además llevar el registro de los pagos a proveedores y cobros a clientes, que serán objeto de un posterior artículo.